Regulamin Konferencji Sztuka edukacji. Przestrzeń uważnych relacji
1. Postanowienia ogólne
1.1 Organizatorem Konferencji jest Zachęta – Narodowa Galeria Sztuki (z siedzibą przy pl. Małachowskiego 3, 00–916 Warszawa). Partnerami są Bytomskie Centrum Kultury i Teatr Tańca i Ruchu Rozbark w Bytomiu.
1.2 Organizatorzy zapraszają do udziału w Konferencji dyrektorów szkół, młodzieżowych ośrodków socjoterapii, młodzieżowych ośrodków wychowawczych itp., nauczycieli, pedagogów, wychowawców, edukatorów, animatorów kultury i artystów.
1.3 Konferencja odbywa się w dniach 21–22 listopada 2019 roku w Bytomiu. Pierwszy dzień Konferencji odbędzie się w Teatrze Tańca i Ruchu Rozbark w Bytomiu, a drugi w Bytomskim Centrum Kultury.
1.4 Oficjalną stroną internetową Konferencji zawierającą serwis internetowej rejestracji jest: sztukaedukacji.zacheta.art.pl
1.5 Organizatorzy zapraszają wszystkich zainteresowanych do uczestnictwa w Konferencji także w charakterze Prelegentki/Prelegenta i zgłaszania do otwartego konkursu autorskiego Projektu do zaprezentowania w trakcie Konferencji. Do konkursu można zgłaszać Projekty, które spełniają następujące warunki:
— angażują uczniów w działania ze społecznością lokalną lub z grupami różniącymi się od nich wiekiem, doświadczeniem, potrzebami
— zauważają zmiany w najbliższym otoczeniu (ekologia, przyroda, sytuacja społeczna)
— realizowane są w ramach współpracy szkół i instytucji kultury lub organizacji pozarządowych
— stanowią przykład nieszablonowego podejścia do edukacji kulturalnej i artystycznej
— mają charakter autorskich, interdyscyplinarnych przedsięwzięć edukacyjno-kulturowych
— zostały zrealizowane (lub są na zaawansowanym etapie realizacji).
- 2. Zasady uczestnictwa
2.1 Warunkiem niezbędnym udziału w Konferencji jako Uczestniczka/Uczestnik jest wypełnienie Formularza zgłoszeniowego dostępnego w zakładce Weź udział dostępnego od 14 października 2019 roku na stronie sztukaedukacji.zacheta.art.pl. Rejestracja trwa do 27 października 2019 roku. Zgłaszająca/y otrzyma automatyczne potwierdzenie przyjęcia formularza zgłoszeniowego. Wypełnienie Formularza nie jest jednoznaczne z udziałem w Konferencji, z uwagi na brzmienie § 2 ust. 2.2 poniżej. Potwierdzeniem uczestnictwa w Konferencji jest e-mail zwrotny od Organizatora, który zostanie przesłany do zakwalifikowanych Uczestników do dnia 31 października 2019 roku.
2.2 Ze względu na ograniczoną liczbę miejsc Organizatorzy zastrzegają sobie prawo do doboru Uczestniczek/Uczestników Konferencji, według następujących kryteriów:
– kolejność zgłoszenia;
– miejsce prowadzenia działalności (w celu zapewnienia minimum połowy miejsc dla przedstawicielek/przedstawicieli województwa śląskiego);
– rodzaj/forma działania (w celu zapewnienia proporcjonalnego udziału przedstawicielek/przedstawicieli wszelkiego rodzaju podmiotów).
2.3 Warunkiem niezbędnym udziału w Konferencji jako Prelegentka/Prelegent jest wypełnienie Formularza zgłoszeniowego dostępnego w zakładce Zgłoś projekt! na stronie sztukaedukacji.zacheta.art.pl od dnia 16 września 2019 roku oraz wysłanie wymaganych w Formularzu załączników. Zgłaszający otrzyma automatyczne potwierdzenie przyjęcia formularza zgłoszeniowego. Zgłoszenie Projektu nie jest równoznaczne z włączeniem go do programu Konferencji.
2.4 Termin nadsyłania zgłoszeń do udziału w Konferencji w charakterze Prelegentki/Prelegenta upływa dnia 6 października 2019 roku. Po upływie tej daty zgłoszenia nie będą przyjmowane. Organizatorzy zastrzegają sobie prawo zmiany terminu zamknięcia rejestracji. Ewentualne zmiany terminów zostaną ogłoszone na stronie sztukaedukacji.zacheta.art.pl
2.5 Wyboru Projektów zakwalifikowanych do prezentacji podczas Konferencji dokona komisja, w której składzie będą m.in. przedstawiciele organizatorów Konferencji.
2.6 O zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu do udziału w Konferencji w charakterze Prelegentki/Prelegenta osoby zgłaszające Projekt zostaną poinformowane przez Organizatora drogą mailową do dnia 14 października 2019 roku, z zastrzeżeniem możliwości zmiany terminu, jeśli zmianie ulegnie termin o którym mowa w ust. 2.4. powyżej.
2.7 Zgłaszający się do udziału w Konferencji jako Uczestniczka/Uczestnik i Prelegentka/Prelegent jest zobowiązany przed wypełnieniem Formularza zapoznać się z Regulaminem Konferencji i złożyć stosowne oświadczenie, którego treść znajduje się w Formularzu. Akceptacja Regulaminu jest równoznaczna z akceptacją jego postanowień. Niniejszy Regulamin obowiązuje wszystkich Uczestników Konferencji i stanowi integralną część Formularza.
2.8 Udział w Konferencji jest bezpłatny.
2.9 Uczestniczka/Uczestnik jest zobowiązany do uczestniczenia w obydwu dniach Konferencji. Swoją obecność potwierdza podpisem na liście obecności.
2.10 Prelegentce/Prelegentowi, który zaznaczył odpowiednią opcję w Formularzu, przysługuje zwrot kosztów podróży z miejsca zamieszkania do Warszawy oraz zwrot kosztów podróży powrotnej. W obu przypadkach podróż musi odbyć się środkami komunikacji publicznej (autokar, PKP II kl.). Prelegentce/Prelegentowi skierowanemu na Konferencję przez instytucję koszty zwracane będą na podstawie noty księgowej wystawionej na Organizatora przez tę instytucję. Zwrot kosztów podróży dla Prelegentki/Prelegenta indywidualnego nastąpi na podstawie oryginałów biletów.
2.11 Prelegentce/Prelegentowi, który zaznaczył odpowiednią opcję w formularzu, przysługuje nocleg z 21 na 22 listopada opłacony przez Organizatora. Organizator rezerwuje wybrany przez siebie hotel i pokrywa koszty noclegu ze śniadaniem. Uczestniczkom/Uczestnikom Organizator nie rezerwuje i nie pokrywa kosztów noclegu.
2.12 Uczestniczkom/Uczestnikom Konferencji Organizator zapewnia posiłek w ciągu dnia oraz kawę, herbatę i zimne napoje.
2.13 Organizator zapewnia Prelegentkom/Prelegentom niezbędny sprzęt do przeprowadzenia prezentacji w postaci rzutnika multimedialnego, sprzętu nagłaśniającego i laptopa z systemem operacyjnym Microsoft Windows oraz pakietem biurowym Microsoft Office.
2.14 Uczestniczka/Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestniczki/Uczestnika z udziału w Konferencji winna być dokonana w formie pisemnej, pocztą elektroniczną na adres: sztukaedukacji@zacheta.art.pl
2.15 W przypadku kiedy Prelegentka/Prelegent nie przyjedzie na Konferencję i nie powiadomi o tym Organizatora na 5 dni przed rozpoczęciem Konferencji a w formularzu zaznaczył/a opcję z zapewnieniem noclegu ze śniadaniem, zostanie obciążony/a opłatą odpowiadająca wysokości 10% kosztów noclegu ze śniadaniem, zamówioną przez Organizatora, którą zobowiązany jest zapłacić w terminie 5 dni od otrzymania wezwania do zapłaty na rachunek bankowy Organizatora. Jest to związane z obowiązkiem rzetelnego wykorzystania środków publicznych.
2.16 W sprawach dotyczących rejestracji na Konferencję oraz w sprawach organizacyjnych prosimy o kontakt mailowy: sztukaedukacji@zacheta.art.pl
- 3. Postanowienia ogólne oraz zgoda na przetwarzanie danych osobowych
3.1 Organizator nie ubezpiecza Uczestniczki/Uczestnika biorącego udział w Konferencji i nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności.
3.2 Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestniczki/Uczestnika, które mogą zostać zniszczone, zgubione bądź skradzione w trakcie trwania Konferencji.
3.3 Uczestniczka/Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których są prowadzone jakiekolwiek działania związane z Konferencją, jak również w miejscu zakwaterowania.
3.4 Uczestniczka/Uczestnik wyraża dobrowolną zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych przez administratora danych Zachętę – Narodową Galerię Sztuki z siedzibą przy pl. Małachowskiego 3, 00-916 Warszawa, w celu umożliwienia jej/jego uczestnictwa w Konferencji oraz dokonania rezerwacji noclegu przez administratora.
3.5 Informacje dotyczące przetwarzania danych w związku z organizacją Konferencji stanowią załącznik niniejszego regulaminu.
3.6 Uczestniczka/Uczestnik wyraża zgodę na: rejestrację swojego głosu, nagrywanie swojej osoby, umieszczenie zdjęć i materiałów filmowych (w całości bądź w części) zawierających jego wizerunek zarejestrowany podczas Konferencji na stronie internetowej Zachęty – Narodowej Galerii Sztuki (zacheta.art.pl) oraz stronie internetowej Konferencji (sztukaedukacji.zacheta.art.pl), w serwisie internetowym YouTube (youtube.com) lub podobnym wykorzystywanym do streamingu video z Konferencji, mediach społecznościowych administrowanych przez Organizatorów (w tym Facebook) oraz w mediach w celu informacji oraz promocji Konferencji.
3.7 Prawo do korzystania i rozporządzania materiałami powstałymi w trakcie Konferencji i materiałami zarejestrowanymi, w którym prezentowana jest osoba Uczestniczki/Uczestnika, przechodzą na Organizatorów i mogą być wykorzystywane w sposób nieograniczony zarówno do celów własnych w kraju i za granicą na następujących polach eksploatacji: wprowadzenie do pamięci komputera, publiczne wykonywanie oraz publiczne odtwarzanie, wystawienie i wyświetlenie, nadawanie i reemitowanie, najem, dzierżawa, rozpowszechnianie za pomocą Internetu.
3.8 Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w harmonogramie oraz programie Konferencji, o czym poinformuje Uczestników telefonicznie, e-mailem, bądź osobiście.
3.9 Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu. Zmiany wchodzą w życie w terminie 7 dni od dnia ich zamieszczenia na stronie internetowej Konferencji.